Trong quá trình vận hành, có những lúc căn phòng khách đã đặt không thể đón khách như dự kiến: điều hòa hỏng đột xuất, phòng cần sửa chữa gấp, hoặc đơn giản là chủ nhà muốn nâng hạng cho một vị khách quen. Trước đây, cách xử lý thường là báo CSKH Dayladau hủy đơn rồi nhờ khách đặt lại, vừa mất thời gian vừa có thể ảnh hưởng đến hiển thị của listing.
Để những tình huống này được xử lý gọn hơn, Dayladau ra mắt tính năng Đổi phòng, cho phép chủ nhà chuyển đơn của khách sang một phòng khác của chính mình ngay trên App Dayladau Partner. Khách nhận yêu cầu, xem phòng mới và tự quyết định đồng ý hoặc từ chối.
Lưu ý quan trọng: Hiện tại, chủ nhà chỉ có thể đổi phòng cho khách sang một phòng khác thuộc cùng tài khoản chủ nhà. Nếu muốn chuyển khách sang phòng thuộc tài khoản khác của mình, bạn vui lòng liên hệ CSKH Dayladau để được hỗ trợ.
Đổi phòng hoạt động như thế nào?
Tùy vào thời điểm gửi yêu cầu, hệ thống xử lý theo hai trường hợp.
Khách chưa nhận phòng: cả đơn chuyển sang phòng mới, giữ nguyên mã đơn và ngày giờ nhận - trả phòng. Tiền phòng được tính lại theo giá của phòng mới:
- Nếu phòng mới rẻ hơn, khách được hoàn phần chênh lệch sau khi trả phòng.
- Nếu phòng mới đắt hơn, chủ nhà chọn một trong hai phương án: Thu thêm khoản chênh lệch (khách chuyển khoản xong mới đổi phòng) hoặc Miễn chênh lệch (đổi ngay khi khách đồng ý, khách không phải trả thêm).
Khách đang lưu trú: khi khách đồng ý, đơn được tách làm hai đơn tại giờ tròn kế tiếp: phần đầu ở phòng hiện tại, phần còn lại ở phòng mới. Tổng tiền phòng giữ nguyên và được chia theo số giờ ở mỗi phòng, tiền khách đã trả dư được chuyển sang đơn mới. Chủ nhà có thể thêm Phí nâng hạng phòng nếu chuyển khách lên phòng tốt hơn. Khoản này không bắt buộc, nếu đổi phòng vì sự cố, bạn để 0đ.
Trong cả hai trường hợp, nếu khách từ chối, đơn giữ nguyên phòng hiện tại.
Hướng dẫn chủ nhà gửi yêu cầu đổi phòng
Lưu ý trước khi tạo yêu cầu: Chủ nhà nên trao đổi với khách trước qua mục tin nhắn trên App Dayladau Partner. Hãy giải thích lý do cần đổi phòng, giới thiệu phòng mới và khoản chênh lệch (nếu có), sau đó mới tạo yêu cầu đổi phòng. Khi đã nắm rõ thông tin, khách sẽ dễ dàng đồng ý hơn và tránh bất ngờ khi nhận được yêu cầu.
Bước 1: Mở App Dayladau Partner: Quản lý Homestay và vào chi tiết đơn đặt phòng cần đổi.
Bước 2: Chọn "Đổi phòng" ở cuối màn hình, bên cạnh nút Nhắn tin với khách.
Bước 3: Tại màn hình Chọn phòng mới, chọn phòng bạn muốn chuyển khách sang. Danh sách hiển thị các phòng của bạn kèm giá và mức chênh lệch so với phòng hiện tại (rẻ hơn hoặc đắt hơn).
Bước 4: Kiểm tra màn hình Xem lại yêu cầu, gồm phòng hiện tại, phòng mới và tiền phòng của từng phòng.
- Khách chưa nhận phòng, phòng mới đắt hơn: chọn Thu thêm hoặc Miễn chênh lệch.
- Khách đang ở: nhập Phí nâng hạng phòng nếu có.
Bước 5: Nhấn "Gửi yêu cầu đổi phòng".
Sau khi gửi, chi tiết đơn hiển thị trạng thái Chờ khách đồng ý đổi phòng. Nếu thay đổi kế hoạch, bạn có thể Hủy yêu cầu khi khách chưa phản hồi. Bạn sẽ nhận thông báo ngay khi khách đồng ý hoặc từ chối.
Khách nhận yêu cầu như thế nào?
Khách nhận thông báo "Yêu cầu đổi phòng mới" trên App Dayladau. Trong mục Chuyến đi, đơn được gắn nhãn Cần phản hồi kèm nút Xem yêu cầu.
Ấn vào nút "Xem yêu cầu", màn hình Đề nghị đổi phòng hiển thị phòng hiện tại, phòng mới, thời gian nhận - trả phòng và khoản chênh lệch nếu có. Khách có thể bấm Xem phòng để xem kỹ phòng mới, để lại lời nhắn cho chủ nhà, sau đó chọn Đồng ý đổi phòng hoặc Từ chối.
Khi khách đồng ý, đơn chuyển sang trạng thái Đã đổi sang phòng mới. Thông tin phòng, địa chỉ và hướng dẫn nhận phòng trong chuyến đi của khách được cập nhật theo phòng mới.
Lưu ý để đổi phòng suôn sẻ
- Nhắn tin với khách trước khi gửi yêu cầu. Dùng mục Nhắn tin trên App Host để thống nhất với khách trước, tránh để khách bất ngờ khi nhận yêu cầu đổi phòng.
- Ưu tiên phòng tương đương hoặc tốt hơn. Nếu đổi phòng vì sự cố từ phía chủ nhà, nên chọn Miễn chênh lệch hoặc để phí nâng hạng 0đ.
- Kiểm tra hướng dẫn nhận phòng của phòng mới. Phòng mới có thể ở địa chỉ khác, vì vậy hãy đảm bảo thông tin nhận phòng đầy đủ, chính xác.
- Gửi yêu cầu càng sớm càng tốt để khách có thời gian xem xét và chuẩn bị.
Tính năng Đổi phòng giúp chủ nhà giữ được đơn thay vì phải hủy, đồng thời khách vẫn có chỗ ở phù hợp và luôn được quyền quyết định. Mọi thay đổi đều được ghi nhận trên hệ thống, giúp cả hai bên dễ dàng theo dõi.